Filias Privacy Statement

Wie zijn wij?
Filias bestaat ruim 5 jaar. Wij detacheren en werven & selecteren personeel in Engineering, Productie & Service, Logistiek & Inkoop, Directie & Management, Support, Sales & Projectmanagement. Wij zijn gevestigd in Geldrop en in Rijen. In Geldrop is onze officiële naam Filias B.V. en zijn wij in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer 60286547. In Rijen is onze officiële naam Filias Zuid-West Nederland B.V. en zijn wij in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer 66951852. Hierna zullen wij onszelf Filias noemen. Dit betreft dan beide vestigingen en wij maken beide gebruik van onze website www.filias.nl. Wij geloven namelijk dat iedereen talent heeft, en dat dit talent het beste tot zijn recht komt bij de juiste organisatie. Daar gaat het ons om, dat is waarom wij doen wat we doen.

Bij Filias streven we ernaar om jouw privacy te beschermen en te respecteren in overeenstemming met de EU General Data Protection Regulation (GDPR of AVG) 2016/679, gedateerd 27 april 2016. In dit privacy statement wordt uitgelegd wanneer en waarom we persoonlijke informatie verzamelen, hoe we deze informatie gebruiken, de voorwaarden waaronder we deze informatie kunnen delen met anderen en hoe we deze informatie beveiligen. Dit privacy statement is van toepassing op het gebruik van onze diensten en op onze activiteiten ten behoeve van de verkoop, marketing en uitvoering van de contracten met klanten en kandidaten. Het privacy statement is ook van toepassing op mensen die solliciteren bij Filias.

Privacy gegarandeerd
Jouw privacy is bij Filias gegarandeerd. We werken op onze website en in onze diensten volgens de best practices voor informatiebeveiliging. We werken met partners samen die dit ook uitermate belangrijk vinden, en aantonen dat zij hier proactief aan werken. Zo werken wij voor ons CRM pakket met PerfectView, welke ISO 27001 gecertificeerd is.
Wanneer verzamelen we persoonlijke gegevens?
  • Wanneer je gebruik maakt van onze diensten
  • Wanneer je persoonlijk met ons communiceert, schriftelijk, per telefoon, via sociale media of via onze website
  • Wanneer we persoonlijke informatie verzamelen via andere, legitieme bronnen, zoals externe gegevensverzamelaars, Filias-marketingpartners, openbare bronnen of sociale netwerken. We gebruiken deze gegevens uitsluitend als je deze bronnen toestemming hebt gegeven om jouw persoonlijke gegevens te delen met anderen, of je ons hebt toegevoegd aan je sociale media account(s).
  • Wanneer we persoonlijke informatie van je verzamelen via websites waar wij ons hebben geabonneerd en jij bewust en vrijwillig je gegevens hebt achtergelaten.
Waarom verzamelen we persoonlijke gegevens?
We verzamelen en gebruiken persoonlijke gegevens voornamelijk voor de uitvoering van directe verkoop, direct marketing en klantenservice. We verzamelen ook gegevens over leveranciers, partners en sollicitanten bij of medewerkers van ons bedrijf.
We kunnen jouw informatie gebruiken ten behoeve van het volgende:
  • Je de gevraagde marketingcommunicatie sturen. Hiertoe kan informatie behoren over onze diensten, evenementen, activiteiten en promoties van onze diensten en die van onze partners.
  • Je informatie sturen over de diensten die je bij ons afneemt.
  • De uitvoering van directe-verkoopactiviteiten wanneer een rechtmatig en wederzijds belang is gediend.
  • Je voorzien van informatie over de inhoud en locatie van een evenement waarvoor je je hebt aangemeld.
  • Antwoorden op een contact- of ander webformulier dat je bij Filias hebt ingevuld. (Open) sollicitaties via de website vallen hier ook onder.
  • Opvolging geven aan binnenkomende verzoeken (klantondersteuning, e-mails, chats, app-berichten, sms-berichten of telefoontjes)
  • Voldoen aan contractuele verplichtingen, zoals opdrachtbevestiging, factuur, herinneringen en dergelijke.
  • Je te waarschuwen bij een storing in onze dienstverlening of in die van onze partners waar wij mee samenwerken.
  • Een sollicitatie verwerken.
  • Je gegevens doorgeven aan onze salarisverwerker of payroll organisatie waar we mee samen werken
  • Contact met je opnemen om jouw mening te peilen over onze diensten.

Welke persoonlijke gegevens verzamelen we?
We verzamelen, naast de naam en contactinformatie van jouw organisatie, naam, telefoonnummer, functie en e-mailadres. We kunnen ook feedback, opmerkingen en vragen verzamelen die we van je hebben ontvangen via door jou of door ons geïnitieerde communicatie en activiteiten, zoals bijeenkomsten, telefoongesprekken, documenten, chats en e-mails. Via onze website kunnen we IP-adressen en op onze site ondernomen activiteiten verzamelen.

Als je solliciteert bij Filias, verzamelen we de gegevens die je verstrekt tijdens de sollicitatieprocedure. We bewaren ook door jou verstrekte diploma’s, kopie rijbewijs of kopie id-bewijs.

Hoelang bewaren we jouw persoonlijke gegevens?
We waren persoonlijke gegevens zolang als nodig is voor het doel waarvoor de persoonlijke gegevens zijn verzameld en houden er daarbij ook rekening mee dat we jouw vragen moeten kunnen beantwoorden of mogelijke problemen moeten kunnen oplossen, moeten kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten van de toepasselijke wetgeving, rechtsvorderingen/klachten moeten kunnen behandelen en de gegevens moeten kunnen beschermen.

Dit houdt in dat we jouw persoonlijke gegevens gedurende een redelijke termijn na jouw laatste interactie met ons behouden. Wanneer de persoonlijke gegevens die we hebben verzameld, niet meer nodig zijn, zullen we deze gegevens op een veilige manier verwijderen. We kunnen gegevens verwerken voor statistische doeleinden, maar in dergelijke gevallen zijn de gegevens geanonimiseerd.

Rechten ten aanzien van je persoonlijke gegevens
Je beschikt over de volgende rechten ten aanzien van jouw persoonlijke gegevens:
  • Je hebt het recht een kopie te vragen van de persoonlijke gegevens die Filias van jou heeft.
  • Je hebt het recht Filias te vragen jouw persoonlijke gegevens te corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn
  • Je hebt het recht te vragen om verwijdering van jouw persoonlijke gegevens wanneer Filias deze gegevens niet meer hoeft te behouden.
  • Je hebt het recht jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens op elk moment in te trekken. Houd er rekening mee dat je mogelijk nog steeds systeemberichten en administratieve communicatie van Filias , zoals opdrachtbevestigingen, systeemberichten, jaaropgaves of salarisstroken.
  • Je hebt het recht Filias te vragen jouw persoonlijke gegevens te verstrekken en, indien mogelijk, deze informatie rechtstreeks door te geven (in een overdraagbaar formaat) aan een andere gegevensbeheerder wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of contract.
  • Je hebt het recht te vragen om beperking van verdere gegevensverwerking, ingeval van een geschil in verband met nauwkeurigheid of verwerking van jouw persoonlijke gegevens.
  • Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonlijke gegevens, ingeval de gegevensverwerking is gebaseerd op rechtmatig belang en/of direct marketing.

    Je kunt jouw vragen over jouw privacy rechten zenden naar info@filias.nl.

Het gebruik van cookies en bakens
We gebruiken cookies en webbakens (informatie over websitenavigatie) om informatie te verzamelen over jouw navigatie op de website www.filias.nl. Informatie over websitenavigatie omvat standaardinformatie van jouw webbrowser, zoals het browsertype en de browsertaal, jouw Internet Protocol-adres (IP-adres) en de uitgevoerde acties op de website www.filias.nl, zoals de bekeken pagina’s, hoelang je op pagina’s blijft staan en de koppelingen waarop is geklikt. Deze informatie wordt gebruikt om de website efficiënter te laten functioneren, om bedrijfs- en marketinginformatie te leveren aan de eigenaren van de website en om persoonlijke gegevens te verzamelen, zoals browsertype en besturingssysteem, opgevraagde pagina, gevolgd pad door de site, etc. om een beter begrip te krijgen van het gebruik van een website door bezoekers.

Cookies en vergelijkbare technologieën helpen ons om de website aan te passen aan jouw persoonlijke behoeften, maar ook om veiligheidsdreigingen en misbruik te detecteren en te voorkomen. Als ze zelfstandig worden gebruikt, kunnen cookies en web bakens je niet persoonlijk identificeren.

Met wie delen we jouw gegevens?
We delen, verkopen, verhuren of verhandelen jouw gegevens met geen enkele derde zonder jouw toestemming, met uitzondering van het hieronder beschrevene:

Externe dienstverleners die namens ons werken:
We geven jouw informatie door aan onze salarisverwerker of payroll-organisatie en arbodienst. Zij ontvangen enkel de informatie die zij behoren te ontvangen om hun werkzaamheden naar behoren te kunnen uitvoeren. Ook zullen wij uw gegevens doorgeven aan instanties als het nodig is om bepaalde vergunningen of visa te krijgen om uw werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

In geval van wettelijke verplichting:
We zullen jouw persoonlijke informatie vrijgeven als dit een wettelijke verplichting is of als we, als bedrijf, redelijkerwijs vermoeden dat vrijgave noodzakelijk is om de rechten van ons bedrijf te beschermen en/of om gevolg te geven aan een gerechtelijke procedure, gerechtelijk bevel of juridische procedure. We zullen er echter alles aan doen om ervoor te zorgen dat jouw privacy rechten beschermd blijven.

Gebruik van software van dienstverleners (verwerkers en sub verwerkers):
We kunnen gebruik maken van software van onze dienstverleners om persoonlijke gegevens namens ons te verwerken. Wij zijn ervoor verantwoordelijk dat deze dienstverleners zich houden aan dit privacy statement en de toepasselijke wetgeving voor gegevensbescherming door hen een gegevensverwerkersovereenkomst (DPA) te laten tekenen.

Ingeval de onderaannemer persoonlijke gegevens verwerkt buiten het EU/EER-gebied, dient een dergelijke verwerking in overeenstemming te zijn met het EU-kader voor privacy, de EU-modelcontractbepalingen voor de doorgifte naar derde landen of een andere specifiek genoemde wettelijke basis voor de doorgifte van persoonlijke gegevens naar een derde land.

Wanneer er een nieuwe dienstverlener of automatiseerder wordt toegevoegd of er een wijziging van onderaannemer plaatsvindt die is gerelateerd aan onze dienstverlening, zullen klanten of kandidaten hierover worden geïnformeerd in overeenstemming met onze verwerkersvoorwaarden.

Wijziging van deze privacystatement
Filias behoudt zich het recht voor dit privacy statement op elk moment te wijzigen. De geldende versie is altijd beschikbaar op onze website. We verzoeken je dit privacy statement regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat je tevreden bent met eventuele wijzigingen.

Als we wijzigingen aanbrengen die een significante verandering van onze privacy statement met zich meebrengen, brengen we je per e-mail of brief op de hoogte.

Jouw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Als je ontevreden bent over de wijze waarop jouw persoonlijke gegevens zijn verwerkt, kun je in eerste instantie contact opnemen met ons via info@filias.nl.

Als je ontevreden blijft, heb je het recht om voor een beslissing een rechtstreeks beroep te doen op de nationale toezichthouder. Je kunt in dat geval contact opnemen met de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens via www.Autoriteitpersoonsgegevens.nl.